Política de tratamiento de datos personales
CHRONOS FANTASY · Versión 1.0
Esta política explica cómo se recolectan, utilizan, almacenan, comparten y eliminan los datos personales de clientes, compradores, usuarios de la página web, solicitantes de reservas y contactos comerciales de Chronos Fantasy, y cómo pueden ejercer sus derechos.
1 Identificación del responsable
Responsable del tratamiento: CHRONOS FANTASY S.A.S., identificado con NIT 901057004-3, operador de la marca Chronos Fantasy, en adelante “Chronos Fantasy” o “el Responsable”.
Domicilio: Bogotá D. C., Colombia.
Dirección de correspondencia: Carrera 36 # 63-10, Bogotá D. C.
Teléfono: 3508471597.
Correo para protección de datos: info@chronosfantasy.com.
Sitio web: www.chronosfantasy.com.
Área que atiende derechos de los titulares: Kairos Management.
Entrada en vigencia: 1 de octubre de 2026.
2 Alcance y principios
La política se aplica al tratamiento relacionado con compras por internet, cuentas de usuario, reservas, eventos, atención al cliente y actividades comerciales autorizadas, a través de la página web y los canales presenciales o digitales de Chronos Fantasy. No sustituye las condiciones de venta ni las políticas específicas que correspondan a otros tratamientos, como la videovigilancia o la gestión de contratistas.
El tratamiento se realizará conforme a la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las reglas aplicables al contacto comercial de la Ley 2300 de 2023. Se observarán los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
El titular es la persona a quien pertenecen los datos. El Responsable decide para qué y cómo se tratan. Un encargado es un proveedor que los trata por cuenta del Responsable y bajo sus instrucciones. Tratamiento comprende, entre otras operaciones, recolectar, almacenar, consultar, usar, actualizar, comunicar y suprimir información.
3 Datos que pueden recolectarse
Según el servicio solicitado, podrán recolectarse nombre, datos de contacto, identificación y datos de facturación cuando sean necesarios; dirección de entrega; información de pedidos, pagos y reservas; comunicaciones de atención; preferencias voluntarias; y registros de autorización y de solicitudes de privacidad. Los campos obligatorios se limitarán a los necesarios para la finalidad informada.
Para el funcionamiento y seguridad del sitio podrán tratarse identificadores técnicos, dirección IP, registros de acceso y actividad de la sesión. El uso de cookies y tecnologías de seguimiento se somete a la sección correspondiente de esta política. No se solicitarán contraseñas bancarias ni claves de autenticación por mensajes o formularios de atención.
4 Finalidades del tratamiento
Gestión de la compra y del servicio
Los datos pertinentes se utilizarán para registrar y atender solicitudes; gestionar cuentas, pedidos, reservas y eventos; verificar operaciones; tramitar pagos, facturación y entregas; comunicar el estado del servicio; atender cambios, cancelaciones, garantías, devoluciones y reclamaciones; y mantener los soportes de la relación comercial.
También se utilizarán, en lo que resulte necesario y legalmente procedente, para prevenir fraude, proteger el sitio y las cuentas, gestionar incidentes, atender autoridades competentes y conservar o aportar pruebas ante controversias. La gestión de pagos podrá involucrar proveedores con obligaciones propias; su intervención se informará en el proceso de compra.
Publicidad y relacionamiento opcionales
Únicamente cuando exista autorización comercial previa y comprobable, podrán utilizarse los datos de contacto, el historial de compras y las preferencias no sensibles para enviar ofertas, promociones, novedades, información de productos, menús, eventos y experiencias, invitaciones a programas de fidelización y encuestas comerciales de Chronos Fantasy, así como para organizar segmentos de clientes y evaluar la respuesta a las campañas.
La segmentación se limitará a estas finalidades. No se utilizarán datos sensibles ni datos de menores para publicidad. El envío de recordatorios para retomar una compra no finalizada requerirá autorización comercial. No se venderán bases de datos ni se habilitará publicidad independiente de terceros mediante esta autorización.
Los análisis internos procurarán utilizar datos agregados o anonimizados. Cuando permitan identificar personas, deberán quedar comprendidos en las finalidades informadas y autorizadas o en una habilitación legal aplicable.
5 Obtención y prueba de la autorización
Salvo excepción legal, Chronos Fantasy solicitará autorización previa, informada y verificable, indicando el responsable, las finalidades, los derechos y los canales para ejercerlos. Se conservará constancia de la manifestación del titular, su fecha, el texto aceptado y los canales autorizados.
La simple entrega de datos, la navegación, el silencio o una casilla marcada de antemano no se utilizarán como autorización general de publicidad. El consentimiento comercial se solicitará de forma opcional, separada de la autorización necesaria para gestionar el servicio. No aceptarlo o retirarlo no impedirá comprar o reservar.
Si el titular decide no suministrar datos indispensables para una operación, se explicará la limitación concreta que ello produce para ejecutar el servicio. No se exigirá información excesiva ni consentimiento para finalidades comerciales como condición de acceso.
6 Contacto comercial autorizado
Chronos Fantasy podrá enviar las comunicaciones comerciales descritas en esta política por los canales que el titular elija: correo electrónico, WhatsApp u otra aplicación expresamente identificada, SMS y llamadas telefónicas. Un canal nuevo requerirá elección o autorización verificable del titular; no se presume autorizado por existir un dato de contacto.
Los contactos publicitarios se realizarán de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., respetando la hora local aplicable al destinatario y excluyendo domingos y festivos. Se respetarán las restricciones legales de periodicidad, incluida, una vez establecido contacto directo, la prohibición de contactar por varios canales en una misma semana o más de una vez en un mismo día en los términos de la Ley 2300 de 2023.
Antes de las campañas se verificarán las exclusiones aplicables del Registro de Números Excluidos y las solicitudes directas de baja. La autorización comercial no constituye una renuncia a dichas restricciones. Cada canal habilitará un mecanismo sencillo para dejar de recibir publicidad, como un enlace de cancelación o la respuesta “NO PUBLICIDAD”. La solicitud también podrá enviarse a info@chronosfantasy.com.
La baja comercial se aplicará con prontitud y se propagará a las herramientas y proveedores involucrados. No exigirá cerrar la cuenta ni eliminar soportes de una compra. Las comunicaciones estrictamente necesarias para una operación, solicitadas por el titular o exigidas por la ley se gestionarán por separado, sin incorporar publicidad encubierta.
7 Datos sensibles y datos de menores de edad
El nombre, el celular y el correo son datos personales; no son por sí solos datos sensibles en el sentido legal. Son sensibles, entre otros, los datos de salud y biométricos, o los que revelan origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o vida sexual.
Si para una atención específica se solicita información sobre alergias, restricciones asociadas a la salud u otros datos sensibles, se identificará expresamente el dato, se explicará su finalidad y se solicitará consentimiento explícito y separado cuando corresponda. Su entrega es facultativa y ninguna actividad se condicionará a suministrarlos. Se limitarán el acceso y la conservación a lo estrictamente necesario para la finalidad informada; no se usarán para mercadeo.
Las compras y reservas deberán ser gestionadas por una persona mayor de edad. Los datos de niños, niñas y adolescentes solo se tratarán cuando sea jurídicamente procedente, atendiendo su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal y escuchando al menor según su madurez y capacidad de comprensión. Se evitará recolectarlos si el servicio puede prestarse con los datos del adulto responsable.
Las fotografías, videos o testimonios identificables destinados a publicidad requerirán una autorización específica para esa finalidad. La autorización general de compra o de contacto comercial no autoriza publicar la imagen de clientes o menores.
8 Proveedores y comunicación de información
Se podrá facilitar la información mínima necesaria a proveedores de alojamiento y soporte del sitio, gestión de clientes y reservas, mensajería, facturación, pagos, logística y asesoría administrativa o jurídica, únicamente para las finalidades informadas y conforme al papel que desempeñen.
Cuando actúen como encargados, se establecerán obligaciones contractuales de finalidad, instrucciones, confidencialidad, seguridad, atención de derechos y devolución o supresión de información. Su acceso no los habilita para comercializar los datos o utilizarlos para fines propios no autorizados.
Cuando otro destinatario actúe como responsable independiente, la comunicación requerirá autorización que la cubra o una habilitación legal, y deberá informarse adecuadamente al titular. Los requerimientos de autoridades se atenderán dentro de sus competencias y del alcance legal de la solicitud.
El uso de servicios ubicados fuera de Colombia se evaluará antes de comunicar datos. Las transmisiones a encargados se sujetarán a los contratos y requisitos del Decreto 1074 de 2015; las transferencias a otros responsables cumplirán el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y las instrucciones aplicables de la SIC. Esta política no es una autorización irrestricta para enviar información a cualquier país o destinatario.
9 Cookies y tecnologías de seguimiento
Las tecnologías necesarias para mantener la sesión, gestionar el carrito y proteger la operación se informarán en el sitio. Antes de activar tecnologías opcionales que traten datos personales para analítica no esencial, personalización publicitaria o seguimiento, se informarán sus finalidades, proveedores y duración, y se solicitará la autorización correspondiente.
El usuario podrá aceptar o rechazar las opciones no necesarias y modificar su elección mediante el mecanismo disponible en el sitio. Rechazarlas no impedirá comprar. Las autorizaciones de cookies, de contacto comercial y de datos sensibles se gestionarán según su finalidad; una no sustituye automáticamente a las otras.
10 Seguridad y conservación
Chronos Fantasy adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al tratamiento, tales como acceso por funciones, deberes de confidencialidad, gestión de permisos, respaldo y recuperación, protección de comunicaciones y revisión de proveedores. Gestionará los incidentes de seguridad y realizará los reportes y comunicaciones que resulten exigibles. Esta política no exonera al Responsable de sus obligaciones legales.
Las bases de datos estarán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas y las obligaciones legales o contractuales aplicables. Se revisará periódicamente la necesidad de conservar la información; no se mantendrá de forma indefinida por una autorización genérica.
Los soportes de operaciones se conservarán por los plazos exigidos según su naturaleza contable, tributaria, contractual o probatoria. La conservación para una controversia será limitada a los datos pertinentes y al periodo jurídicamente justificado. Finalizadas las finalidades y los deberes de conservación, se procederá a la supresión o anonimización irreversible.
Ante una baja comercial podrán conservarse, con acceso restringido, la prueba de la solicitud y el identificador mínimo necesario para respetar la exclusión. No se usarán para nuevas campañas. Los datos que deban permanecer en respaldos quedarán fuera de uso ordinario y se eliminarán conforme al ciclo documentado de retención; si se restaura un respaldo, se reaplicarán las exclusiones y supresiones.
11 Derechos de los titulares
El titular podrá conocer y acceder a sus datos, actualizarlos y rectificarlos; solicitar prueba de la autorización, salvo las excepciones legales; conocer el uso dado a su información; pedir la supresión y revocar la autorización en los casos procedentes; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o encargado.
Los derechos podrán ejercerse por el titular, sus causahabientes, representantes o apoderados debidamente acreditados y por quienes estén legitimados legalmente. Los mecanismos aquí dispuestos serán gratuitos. Para entregar información o modificarla se verificará la identidad de forma proporcional, evitando exigir documentos innecesarios o exponer datos de terceros.
12 Solicitud de eliminación y retiro de publicidad
El titular puede escribir a info@chronosfantasy.com solicitando la eliminación de sus datos, la revocatoria de su autorización o el retiro de publicidad. Debe indicar su nombre, el correo o celular asociado al registro, la solicitud concreta y un medio para recibir respuesta. El asunto “Protección de datos personales” facilita la gestión, pero no es obligatorio. Solo se pedirá información adicional necesaria para verificar identidad o representación y ubicar el registro.
La eliminación podrá ser total o parcial. Si una obligación legal o contractual impide borrar determinados soportes, se informará al titular qué información debe conservarse, el fundamento y el periodo o criterio de conservación. Esa conservación no habilita continuar la publicidad ni mantener usos diferentes a los que la justifican.
Para cancelar únicamente la publicidad bastará usar el mecanismo de baja del canal o escribir al correo indicado identificando el contacto que debe excluirse. No se exigirá motivar la decisión, realizar una compra ni acudir presencialmente. Las solicitudes se coordinarán con los encargados para evitar que una importación de contactos reactive la publicidad.
13 Procedimiento y términos de atención
Consultas
Las solicitudes de acceso o información serán atendidas en un máximo de diez días hábiles desde su recepción. Si no es posible resolverlas en ese plazo, se comunicarán oportunamente el motivo y la nueva fecha, que no podrá superar cinco días hábiles adicionales al vencimiento inicial.
Reclamos de corrección supresión o revocatoria
Los reclamos deberán identificar al titular, describir los hechos o la solicitud e indicar una dirección o medio de respuesta, con los documentos que se quieran hacer valer. Se resolverán en máximo quince días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Si resulta necesaria una ampliación, se informarán antes del vencimiento las razones y la fecha de respuesta, sin superar ocho días hábiles adicionales.
Si el reclamo está incompleto, se requerirá su corrección dentro de los cinco días siguientes a la recepción. Si transcurren dos meses desde el requerimiento sin recibir lo solicitado, se entenderá desistido, sin impedir una nueva solicitud. Cuando quien reciba el reclamo no sea competente, lo trasladará a quien corresponda en máximo dos días hábiles e informará al interesado.
Recibido el reclamo completo, se incorporará en la base correspondiente una anotación de reclamo en trámite y su motivo dentro de los dos días hábiles siguientes, que permanecerá hasta su decisión. La respuesta explicará las acciones realizadas o las razones jurídicas de cualquier limitación. Los términos máximos de los reclamos no se utilizarán como justificación para prolongar innecesariamente el envío de publicidad tras una baja.
14 Publicación y modificaciones
La política estará disponible en https://chronosfantasy.com/politica-de-privacidad y podrá solicitarse al correo de atención. Entrará en vigencia en la fecha indicada en su identificación. Chronos Fantasy conservará las versiones y pruebas de las autorizaciones asociadas a ellas.
Los cambios sustanciales se informarán oportunamente antes de su aplicación. Si se incorporan nuevas finalidades que requieran consentimiento, se obtendrá una nueva autorización antes de utilizarlas. La publicación de un cambio no habilita por sí sola usos incompatibles con lo autorizado ni reduce los derechos de los titulares.
Textos para formularios de la página web
Estos textos acompañan la política. Deben incorporarse al formulario correspondiente, mostrar la información del responsable antes de recolectar datos e implementar las casillas indicadas.
Aviso breve de privacidad
CHRONOS FANTASY S.A.S., NIT 901057004-3, operador de Chronos Fantasy, con domicilio y dirección en Carrera 36 # 63-10, Bogotá D. C., teléfono 3508471597 y correo info@chronosfantasy.com, tratará sus datos para gestionar su compra, reserva o solicitud, la facturación, la atención al cliente, la seguridad de las operaciones y los deberes legales aplicables. Solo con su autorización opcional los utilizará para publicidad y ofertas. Puede conocer, actualizar y rectificar sus datos, solicitar prueba de su autorización, conocer su uso y pedir la supresión o revocatoria cuando proceda. Consulte la Política de tratamiento de datos personales en (consultar aquí). Puede ejercer sus derechos escribiendo a info@chronosfantasy.com. Suministrar datos sensibles o de menores es facultativo y requiere las condiciones legales especiales aplicables.
Autorización para gestionar el servicio
Autorizo a CHRONOS FANTASY S.A.S., operador de Chronos Fantasy, a recolectar, almacenar, consultar, utilizar, actualizar y comunicar a los proveedores que intervengan en la operación los datos necesarios para gestionar mi compra, reserva o solicitud, facturación, entrega, atención, seguridad y obligaciones legales, de acuerdo con las finalidades y condiciones de la Política de tratamiento de datos personales (consultar aquí), que he podido consultar. Conozco mis derechos y el canal info@chronosfantasy.com para ejercerlos. Esta autorización no incluye publicidad opcional ni publicación de mi imagen.
Autorización comercial
Autorizo de manera previa, expresa e informada a CHRONOS FANTASY S.A.S., operador de Chronos Fantasy, a utilizar mis datos de contacto, historial de compras y preferencias no sensibles para enviarme publicidad, ofertas, promociones, novedades, información de eventos y experiencias, invitaciones de fidelización y encuestas comerciales de Chronos Fantasy, y personalizar estas comunicaciones según mis intereses. La autorización comprende el uso de proveedores que actúen por cuenta del responsable y se limita a los canales que seleccione, conforme a la Política de tratamiento de datos personales (consultar aquí). Puedo retirar esta autorización en cualquier momento y sin costo mediante el mecanismo de baja o escribiendo a info@chronosfantasy.com. Entiendo que esta elección es opcional y no condiciona mi compra o reserva.
Canales que autorizo, sin selección previa:
Correo electrónico – WhatsApp – SMS – Llamadas telefónicas
Párrafo breve de eliminación solicitado
Para solicitar la eliminación de sus datos personales, revocar su autorización o dejar de recibir publicidad, escríbanos a info@chronosfantasy.com, indicando su nombre, el correo o celular registrado y la solicitud que desea realizar. El trámite es gratuito. Atenderemos la solicitud dentro de los términos legales y eliminaremos la información cuando sea procedente. Si debemos conservar determinados soportes por una obligación legal o contractual, le informaremos la razón y restringiremos su uso a esa finalidad, sin continuar enviándole publicidad cuando haya solicitado la baja.
Datos de la política y alcance
La política incorpora los datos del responsable, el canal de atención, la fecha de entrada en vigencia del 1 de octubre de 2026 y el enlace definitivo. Si las sedes son operadas por personas jurídicas diferentes, identificar qué entidad es responsable en cada operación y regular cualquier circulación de información entre ellas.
Correo de atención: info@chronosfantasy.com. Área encargada: Kairos Management. Verificar la recepción de solicitudes en el buzón y asignar su seguimiento y respuesta dentro de los plazos establecidos.
Chronos Fantasy – 2026